À medida que uma empresa cresce, cresce também tudo aquilo que acontece nos bastidores.
Mais clientes significam mais faturação, mais documentos, mais informação para organizar, mais fornecedores para acompanhar, mais processos administrativos e mais tarefas que precisam de ser executadas para que a operação continue a funcionar.
Durante algum tempo, é natural que estas responsabilidades sejam absorvidas pela própria estrutura da empresa. O problema surge quando manter tudo internamente começa a retirar tempo e recursos às atividades que realmente fazem o negócio avançar.
É nesse momento que vale a pena fazer uma pergunta:
Tudo aquilo que fazemos internamente precisa, realmente, de continuar a ser feito internamente? Externalizar não significa perder o controlo!
Esta é ainda uma das principais resistências quando se fala em Outsourcing ou Business Process Outsourcing (BPO).
No entanto, externalizar um processo não significa deixar de o controlar. Significa definir procedimentos, responsabilidades, indicadores e formas de acompanhamento para que esse processo possa ser executado por uma estrutura especializada.
A empresa mantém a decisão e o controlo. O parceiro assume a execução.
Quando esta relação está bem estruturada, o resultado pode ser uma operação mais organizada, previsível e eficiente.
O BPO vai muito além da redução de custos
Durante muitos anos, a externalização foi associada sobretudo à necessidade de reduzir custo, porém hoje, a discussão é mais abrangente.
As empresas procuram flexibilidade, especialização e capacidade de adaptação sem terem necessariamente de aumentar a sua estrutura interna sempre que surge uma nova necessidade.
Processos administrativos, financeiros, documentais, operacionais ou relacionados com conteúdos e informação podem ser assegurados externamente, permitindo que os recursos internos permaneçam concentrados nas áreas estratégicas do negócio.
O verdadeiro ganho não está apenas no custo, está também no tempo, na eficiência e na capacidade de concentração.
O que deve permanecer dentro da empresa?
Não existe uma resposta igual para todas as organizações.
Há processos que, pela sua natureza estratégica, devem permanecer internamente. Outros podem ser executados por parceiros especializados sem comprometer o conhecimento, a qualidade ou o controlo da empresa.
Por isso, antes de pensar em externalizar, vale a pena analisar:
* Quais os processos que mais consomem tempo à equipa?
* Que tarefas são essenciais, mas não fazem parte da atividade principal do negócio?
* Onde existem dificuldades recorrentes, atrasos ou falta de recursos?
* Que atividades poderiam ser executadas externamente mantendo os mesmos níveis de controlo e qualidade?
As respostas ajudam a identificar onde a externalização pode efetivamente criar valor.
Crescer também exige escolher onde concentrar recursos
Uma empresa não se torna necessariamente mais forte por fazer tudo internamente.
Torna-se mais forte quando sabe onde deve concentrar as suas pessoas, o seu conhecimento e os seus recursos.
Em alguns casos, isso significa desenvolver competências internamente.
Noutros, significa encontrar parceiros capazes de assumir determinados processos com rigor, continuidade e eficiência.
Mais do que decidir entre “fazer dentro” ou “fazer fora”, a verdadeira questão é perceber qual é a estrutura que permite à empresa funcionar melhor e crescer de forma sustentável.
Na WorkBox7, acreditamos que um bom parceiro de BPO não substitui a empresa. Integra-se na sua operação para a tornar mais eficiente.
